Ведение кадрового учета в Омске — это весь блок работы с документами по сотрудникам: прием, переводы, отпуска, больничные, увольнения, графики, приказы, личные карточки, воинский учет и отчетность в СФР. Если у вас нет кадровика или он один на три компании, бумаги копятся месяцами, а приказы подписываются задним числом. Мы забираем эту рутину себе: вы присылаете данные о сотруднике, мы в тот же день готовим пакет документов, отправляем на подпись и ведем хронологию событий так, чтобы при любой проверке она сходилась. Работаем с ООО, ИП и небольшими производствами в Омске и по области.
Цена ошибки в кадрах выросла. Инспекция труда все чаще запрашивает документы дистанционно, а штрафы по статье 5.27 КоАП доходят до 100 000 рублей за первичное нарушение и до 200 000 — за повторное, плюс дисквалификация директора на срок до трех лет. Отдельная история — воинский учет и просроченная отчетность ЕФС-1: за них штрафуют без предупреждения, а сроки жесткие — один рабочий день. И третье: трудовой спор. Если сотрудник уходит и в суде выясняется, что приказов нет, а с локальными актами его не ознакомили, суд чаще встает на сторону работника. Кадровый учет — это не бумажки для полки, а ваша защита.
Что входит в услугу «Ведение кадрового учета»
Мы закрываем кадровый контур целиком — от первого рабочего дня сотрудника до сдачи дел в архив. Ниже — что именно входит в услугу. Объем работ фиксируем в договоре: никаких доплат за лишний приказ или срочный запрос. Документы ведем в электронном виде с бумажными оригиналами по требованию, а по каждому действию у вас остается след: кто, когда и на каком основании подписал.
- Оформляем прием, перевод и увольнение: трудовой договор, приказ, личная карточка Т-2, ознакомления под подпись — в течение одного рабочего дня.
- Ведем график отпусков, считаем стаж для отпуска, готовим приказы на отпуск, отзыв, компенсацию и учебные отпуска.
- Оформляем больничные, декреты, отпуска по уходу за ребенком и детские пособия, готовим документы для СФР.
- Сдаем ЕФС-1 по приемам и увольнениям, ведем воинский учет и отправляем сведения в военкомат в срок.
- Разрабатываем и обновляем ЛНА: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, приказы и графики на год.
- Готовим документы к проверке ГИТ и СФР, отвечаем на запросы инспекторов и сопровождаем до закрытия проверки.
Разберем ваши кадры и назовем стоимость за 15 минут. Получить консультацию
“За 12 лет практики я убедилась: большинство штрафов — не от злого умысла, а от того, что приказ не подписали вовремя. Кадровый учет не терпит отложенных решений, поэтому мы держим сроки и напоминаем заранее.”
Почему выбирают «Бухсферу»
Мы ведем кадры с 2014 года для компаний в Омске и области — от ИП с двумя сотрудниками до производств на 200 человек. За это время прошли десятки проверок ГИТ и СФР и вывели простое правило: документы должны быть в порядке до того, как их спросят. Ниже — почему клиенты остаются с нами годами.
Кадровик на связи
За каждой компанией закреплен персональный кадровик с опытом от 7 лет. Он знает ваших сотрудников, помнит сроки и отвечает в мессенджере в течение рабочего дня, а не через неделю.
Ответственность в договоре
Если мы пропустили срок или ошиблись в документе и компания получила штраф, компенсируем его по договору. Это отдельный пункт, а не обещание на словах.
Часто задаваемые вопросы
Собрали вопросы, которые чаще всего задают предприниматели и директора перед тем, как передать кадры на аутсорсинг.
В услугу входит полный цикл: оформление приема, переводов и увольнений, личные карточки, приказы, график отпусков, больничные, ЛНА, воинский учет, отчетность ЕФС-1 и подготовка к проверкам. Стоимость считаем по числу сотрудников: для компаний до 10 человек — от 6 000 рублей в месяц, 11–30 человек — от 12 000, дальше индивидуально. Точную цену называем после короткого разговора: важно понять, сколько у вас накопилось и в каком состоянии документы. Первичный аудит кадров делаем бесплатно.
Можно, и для большинства компаний до 50 человек это выгоднее. Штатный кадровик в Омске обходится примерно в 45 000–60 000 рублей в месяц, плюс налоги, рабочее место, отпуск и больничные. При этом полная загрузка у него бывает редко: в спокойный месяц работы на 3–4 дня. Мы берем те же обязанности за меньшие деньги и отвечаем по договору. Если объемы вырастут, вы просто перейдете на другой тариф, а не будете искать второго человека.
Если данные сотрудника есть до начала работы, полный пакет — трудовой договор, приказ, карточка Т-2, ознакомления — готовим в течение одного рабочего дня, чаще за 2–3 часа. Приказ о приеме должен быть издан до фактического допуска, а ЕФС-1 подаем не позднее следующего рабочего дня. Допуск без оформленного договора — самое дорогое нарушение: штраф 50 000–100 000 рублей по части 5 статьи 5.27 КоАП. Поэтому паспорт, СНИЛС, ИНН, документ об образовании и заявление просим заранее.
Последствия делятся на три группы. Первая — штрафы ГИТ: от 30 000 до 50 000 рублей по части 1 статьи 5.27 КоАП, при повторе — до 200 000 с дисквалификацией директора. Вторая — претензии СФР и отказ в возмещении расходов на пособия, если больничные и детские оформлены с нарушениями. Третья — трудовые споры: суд проверяет, были ли приказы, ознакомления, график отпусков, и при пробелах взыскивает компенсации и моральный вред. Мы начинаем работу с аудита и показываем, где именно у вас риски.
Да, это отдельный блок услуги. Мы ставим сотрудников на воинский учет, ведем картотеку, готовим и отправляем сведения в военкомат в течение 5 дней, оформляем бронирование, сверяемся по графику. С 2023 года требования ужесточились: штраф для организации за непредставленный список или ошибку в данных доходит до 500 000 рублей. Отдельно следим за изменениями — повестки, ограничения на выезд, электронные реестры. Все это касается кадровика напрямую, и мы держим вас в курсе.
Вариантов два. Первый — мы забираем документы у вас в офисе в Омске, разбираем, оцифровываем и заводим электронный архив; доставка включена в тариф. Второй — вы сканируете и загружаете в защищенную папку, а мы постепенно закрываем хвосты. На старте всегда делаем аудит: смотрим трудовые договоры, приказы, карточки, ЛНА, график отпусков и составляем список того, что нужно восстановить. Подписи и ознакомления задним числом не оформляем — это риск, который не стоит экономии.
Можем взять и то, и другое. Кадры и расчет зарплаты связаны напрямую: приказ на отпуск, больничный или увольнение сразу превращается в проводки, НДФЛ, взносы и отчетность. Когда это делает одна команда, не бывает ситуации, когда кадровик оформил премию, а бухгалтер о ней не знает. Мы ведем и расчет зарплаты, и отчетность в СФР и ФНС, и кадровый учет — можно взять пакетом со скидкой или только нужный блок.
Оформляем, но с оговорками. Увольнение задним числом — всегда риск: СФР может не принять ЕФС-1 с просроченной датой, а суд — усомниться в документе. Мы восстанавливаем хронологию так, чтобы она была непротиворечивой: заявление с датой, приказ, расчет, записка-расчет, выдача трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности. Если сотрудник уже не работает и не выходит на связь, подскажем, как оформить документы по факту и чем это грозит. Лучше позвонить нам до того, как подписывать.
Если сотрудников нет и договоров ГПХ тоже нет, кадровый учет не ведется — достаточно держать в порядке свои документы. Но как только появляется первый работник, включается весь блок: трудовой договор, приказ, карточка, ЕФС-1, воинский учет, ЛНА. Многие ИП оформляют первого сотрудника неправильно: договор без обязательных условий, нет ознакомления с ПВТР, нет приказа о допуске. Мы подключаемся на этапе первого найма и настраиваем систему сразу, чтобы потом не переделывать.
Инспекция чаще всего приходит по жалобе или после несчастного случая. Мы собираем пакет за один-два дня: трудовые договоры, приказы, карточки, ЛНА, график отпусков, журналы инструктажей, документы по СОУТ и медосмотрам. Дальше отвечаем на запросы, готовим пояснения, при необходимости присутствуем при проверке и сопровождаем до акта. Если нарушения есть, помогаем устранить их до визита инспектора: это дешевле, чем штраф. По нашей практике больше половины предписаний касается документов, которых просто нет.
Оставьте заявку или позвоните по телефону 8 (800) 600 07 88. Мы зададим несколько вопросов о компании и сотрудниках, после чего предложим тариф и назовем точную стоимость. Дальше — бесплатный аудит кадровых документов: за 2–3 рабочих дня покажем, что в порядке, а что нужно исправить. Затем подписываем договор, получаем доступ к документам и начинаем вести учет. Первый месяц обычно уходит на то, чтобы закрыть накопленные хвосты, дальше работа идет в спокойном режиме.
