Проверка кадрового учета — это аудит документов по сотрудникам: трудовых договоров, приказов, личных карточек Т-2, трудовых книжек, графиков отпусков, табелей и локальных актов. Заказывают ее в Омске в четырех типичных ситуациях: готовится проверка ГИТ, сменился главбух или кадровик, штат вырос в полтора-два раза, а документы оформлять не успевают. Или компания работает 6–8 лет, и никто точно не помнит, что лежит в кадровых папках. Обычная картина: половина приказов без подписи сотрудника, в договорах нет обязательных условий, ПВТР не обновлялись с 2019 года. Внешне все спокойно — до первой жалобы, увольнения или проверки.
Штрафы за кадровые нарушения выросли и считаются по каждому сотруднику отдельно. По ст. 5.27 КоАП РФ организация платит от 30 000 до 100 000 рублей за первичное нарушение и до 200 000 — за повторное. Но опаснее не штраф. Без письменного трудового договора работник через суд взыскивает зарплату за все время работы, а отсутствие подписанного приказа об увольнении превращает бывшего сотрудника в действующего — с правом на восстановление и оплату вынужденного прогула. В Омске ГИТ часто приходит по жалобам сотрудников, и такие визиты почти всегда заканчиваются предписанием. Аудит заранее стоит в разы дешевле, чем разбирательство после.
Что входит в услугу «Проверка кадрового учета»
Проверяем не выборочно, а всю цепочку — от приема на работу до увольнения. Смотрим то, что реально лежит в ваших папках, и сверяем с требованиями ТК РФ, Положением о воинском учете и разъяснениями Роструда. По итогам вы получаете не абстрактное «надо доработать», а конкретный список: какой документ, в какой редакции и в какой срок оформить.
- Трудовые договоры и допсоглашения: проверяем обязательные условия, срок действия, оплату, режим работы и законность срочных договоров.
- Приказы по личному составу: прием, перевод, отпуска, взыскания, увольнение — сверяем даты, подписи и основания.
- Личные карточки Т-2, трудовые книжки и сведения в СФР: ищем расхождения в ФИО, датах и стаже, из-за которых ломаются пособия.
- Локальные акты: ПВТР, положения об оплате труда и премировании, штатное расписание, график отпусков — на актуальность и соответствие ТК.
- Табели и расчеты: проверяем средний заработок, отпускные, больничные, компенсации и удержания по кадровым документам.
- Итоговый отчет: перечень нарушений со ссылками на нормы, оценка рисков в рублях и план исправлений с ответственными и сроками.
Расскажите о своей ситуации — обсудим задачу уже сегодня? Оставить заявку
“За 12 лет практики я редко видела компанию совсем без ошибок в кадрах. Чаще всего страдают приказы и трудовые договоры — их оформляют по шаблону пятилетней давности. Найти это можно за пару дней, а вот исправлять потом дорого.”
Почему выбирают «Бухсферу»
Мы не только находим ошибки, но и закрываем их: готовим документы, вносим записи, сдаем отчетность. Наши специалисты работают с кадрами каждый день, поэтому видят проблему там, где ее не замечают ни директор, ни новый кадровик. Заявку можно оставить по телефону 8 (800) 600 07 88 — первичная консультация по вашей ситуации бесплатная.
Считаем риски в рублях
В отчете вы видите не только перечень нарушений, но и сумму возможного штрафа по каждому пункту. Так понятно, что исправлять в первую очередь, а что может подождать.
Исправляем под ключ
Можем просто отдать план и шаблоны, а можем восстановить кадровый учет полностью: от договоров и приказов до записей в трудовых книжках и уведомлений в СФР.
Часто задаваемые вопросы
Собрали вопросы, которые чаще всего задают директора и предприниматели перед заказом проверки кадрового учета.
Цена зависит от объема: численности сотрудников, количества документов и глубины проверки. Для компании до 15 человек мы делаем экспресс-аудит, для холдинга с несколькими юрлицами — расширенный, за 2–3 года. Точную сумму называем после короткого разговора и просмотра списка документов, обычно это занимает 15 минут. Скрытых доплат нет: стоимость фиксируем в договоре до старта работ. Если по итогам проверки вы закажете восстановление кадрового учета, стоимость аудита зачтем в счет работ.
Стандартный срок — от 3 до 7 рабочих дней. Компанию до 20 человек проверяем за 3 дня, 20–100 сотрудников — за 5–7 дней, несколько юрлиц — до двух недель. Срок зависит не от количества папок, а от того, насколько аккуратно велся учет: если документы лежат в одном месте и есть электронные версии, работа идет быстрее. Срочный аудит перед проверкой ГИТ делаем за 24–48 часов, для этого выделяем отдельного специалиста. График согласуем в день обращения — звоните по 8 (800) 600 07 88.
Три документа. Первый — акт проверки с перечнем нарушений и ссылками на конкретные нормы ТК РФ. Второй — оценка рисков: какие штрафы и выплаты грозят компании, с суммами по каждому пункту. Третий — пошаговый план исправлений с указанием ответственных и сроков. Дополнительно отдаем шаблоны документов, которых не хватает: приказов, допсоглашений, положений. Все в электронном виде, при необходимости — на бумаге с подписью и печатью.
Нет. Работаем по договору с условием о конфиденциальности, никуда не направляем сведения и не запрашиваем данные в госорганах. ГИТ узнает о вашем аудите только в одном случае — если вы сами решите сообщить об устранении нарушений. Сотрудников мы не опрашиваем: смотрим документы, а не людей. Файлы передаются по защищенному каналу, после работы копии удаляем, а оригиналы возвращаем.
Смысл есть, и вот почему. Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ не зависят от численности: за отсутствие трудового договора или обязательных условий в нем организация платит от 30 000 до 100 000 рублей. При пяти сотрудниках риск не ниже, чем при пятидесяти, — просто объем работы меньше. Для микробизнеса мы делаем экспресс-формат: проверяем договоры, приказы, личные карточки и график отпусков. Занимает 2–3 дня и стоит заметно дешевле полного аудита.
Не паниковать: большинство нарушений устраняется без последствий, если исправить их до проверки. Есть два пути. Первый — вы исправляете сами по нашему плану, мы бесплатно консультируем по ходу. Второй — передаете нам восстановление кадрового учета: оформляем договоры, приказы, личные карточки, вносим записи в трудовые книжки, готовим недостающие локальные акты. Сроки — от недели в зависимости от объема. Задним числом делаем только то, что закон позволяет оформить задним числом, и всегда предупреждаем о рисках.
Да, это часть комплексной проверки. По воинскому учету смотрим: есть ли приказ об организации учета, карточки, журналы, ушли ли сведения в военкомат при приеме и увольнении, назначено ли ответственное лицо. По охране труда — инструкции, журналы инструктажей, СОУТ, обучение по первой помощи. Отдельно проверяем сроки уведомлений: за них штрафуют чаще всего, а суммы там измеряются десятками тысяч рублей. Эти блоки можно заказать и отдельно от общего аудита.
Для аудита достаточно сканов или фотографий. Принимаем документы в любом виде: облачная папка, архив, выгрузка из 1С:ЗУП или «Кадров». Оригиналы понадобятся только на этапе восстановления — например, чтобы внести запись в трудовую книжку или подписать приказ. Если удобнее работать вживую, приезжаем к вам в Омске: специалист разбирает документы на месте и забирает копии с собой. Выезд в пределах города входит в стоимость.
Основная команда у нас в Омске, но проверяем кадры по всей России — удаленно, через ЭДО и защищенные каналы. На качество это не влияет: документы мы в любом случае смотрим в электронном виде, а общаемся по видеосвязи. Для иногородних клиентов действует та же цена, доплата за удаленную работу не берется. Результат передаем в виде акта и плана исправлений с подписью и печатью, при необходимости отправляем курьером.
Да, для этого есть срочный формат. За 24–48 часов проверяем самое критичное: трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении, личные карточки, график отпусков, уведомления в СФР, воинский учет. Вы получаете список того, что инспектор заметит в первую очередь, и успеваете закрыть самые дорогие риски. Полный аудит за такой срок физически невозможен — честно об этом говорим и не обещаем чудес. Если времени совсем мало, подскажем, какие документы подготовить к проверке в первую очередь.
Оптимально — раз в год, до сдачи годовой отчетности или перед составлением графика отпусков. Обязательно стоит заказывать аудит в четырех случаях: меняется главбух или кадровик, была проверка ГИТ или жалоба сотрудника, штат вырос в полтора-два раза, готовится сделка или смена собственника. Регулярная проверка обходится дешевле разовой «пожарной» кампании и снимает вопрос штрафов на годы вперед. Многие клиенты ставят ее в один годовой цикл с аудитом бухгалтерского учета.
